项目背景
外交部外事房地产管理工作旨在我驻外人员提供良好的工作和生活条件，同时尽可能地发挥国家资金的使用效益，实现国有资产的保值增值。该项目业务主要包括驻外外交机构房地产资产的规划、建设、管理以及外国驻华使领馆馆舍的政策性管理工作。现我驻外外交机构共约240个，近十年来，国家平均每年投资约1.5亿美元改善我驻外外交机构馆舍条件，平均每年实施房地产购置项目10个、新建及大修改造项目60－70个、小型修缮项目70－80个。
行政司外事房地产出（以下简称“外房处”）与国外工程处（以下简称“工程处”）两处工作人员各约20人，组织构架如下：
两处具体业务块有：馆舍总体规划、项目预算、租购售管理、建设管理（小型修缮、大修改造、新建）、招投标管理、物业管理、外国驻华外交机构房地产的政策性管理等。
业务特点及现状问题：
1、业务职能由2个职能科室分别承担，也就是说项目的各个阶段由2个处室分别执行。跨科室的信息传递很容易失真或延误，并且在信息获取方面非常困难。对于信息的统计分析更是难上加难。
2、作为国家外交部行政司，对于驻外外交机构房地产的管理，在很多方面区别于市场上的房地产公司对于房地产项目的管理。对于房地产公司关注的项目市场、销售方面的问题，在这里不需要考虑，但是却需要关注国家的外交政策、安全机要、信息涉密等。
3、对于房地产项目主要在相对高层面的进行管理，对于项目的立项、规划、设计、施工、验收等大阶段做宏观的管理。
4、最近这几年随着我国外交政策的变化，我国驻外外交机构房地产项目越来越多，相对来说行政司相关人员管理人员较少。所以急迫需要提高办案工作效率，以满足需要。
基于外交部行政司的以上现状，建立外事房地产综合办公平台，是加强外事房地产资产管理，提高外事房地产管理工作质量，促进对国家投资的管理水平，做好国家外交后勤保障服务的一项基础工作。外事房地产综合办公平台既是外事房地产业务的载体，也是外交部信息化建设项目的重要组成部分。基于易建科技在项目管理信息化领域中经验，行政司特委托易建科技开发本项目。
项目目标
外事房地产综合办公平台，目标是实现网上办公、信息采集、项目管理、租购售管理、物业管理、馆情库管理、知识管理以及档案管理等工作，该系统是集成办公自动化软件、项目管理软件、知识管理软件、档案管理软件于一体的综合业务处理系统。
主要业务需求包括：
1、驻外机构（驻华机构）：解决信息不完整、不及时以及不准确的问题。为全面了解馆舍情况、日常办案以及领导决策提供数据支撑。与公文办理平台、项目库紧密结合。最大限度实现信息自动更新。
2、项目库：属业主方较为客观的项目管理，加强对项目关键环节上的管控力度，通过对工程项目实施过程的数据化，实现对项目关键环节上全程跟踪管理起来，将项目库管理与单个项目过程管理结合。
3、公文办理平台：通过公文办理系统，实现案卷的电子化，并同时也为业务管理提供数据支撑。
4、领导查询管理：提供对规划信息、馆舍信息、项目信息、租房信息、物业信息、待办（已经）公文方便的查询、督办。
5、知识库管理：解决人员流动带来的工作质量不稳定问题。系统考虑将标准工作程序、工作模板、工作范例集成在系统中，以缓解人员流动带来的质量波动。
系统设计及功能概况
外交部外事房地产信息管理综合办公平台，一方面具有鲜明的行政办公特色，以灵活的行政公文的流转与处理作为系统设计与实施操作的主线（这也是传统OA系统的主要特点）；同时系统也要对外事房地产资产从资产的规划、获取、建设到资产后期的运营、维护与处置等资产全周期管理的具体业务进行业务细节的处理，对存量资产进行适时的查询、统计与分析比较，并要在实际的资产管理过程中将预算控制贯穿至资产的全生命周期管理中。而且对于驻外房产建设项目通过信息化的手段进行全周期的项目管理。因此系统不仅仅只涉及公文流，同时还要涉及业务流与数据流，需要在传统OA系统的基础上，构建涵盖房地产业务管理的综合化的信息管理平台。
基于以上设计，行政司通过平时的办案（公文办理）过程就可以实时完成业务信息的更新，确保信息完整准确。方便外交部行政司各级领导及时、准确的了解我驻外使领馆馆舍情况、项目情况（包括房产购置、租用、建设、维修、物业）和驻华使领馆的相关情况。也能够辅助外房处和工程处对驻外房产项目的购置和建设过程进行全方位的管理。
核心功能介绍：
驻外机构：主要记录了我国每个驻外使领馆的全面的房产信息，并且记录了使馆从建馆现在所有房产的购置、建设、维修、租用、物业等业务处理的全过程信息和所有相关办案文档。通过本系统行政司领导和相关人员能及时的全面的了解各个使领馆基本信息，馆舍信息、项目信息等，以便对于使领馆未来的建设作出合理的规划，对处理使领馆相关建设事务提供了分析依据。
驻华机构：与驻外机构类似，驻华机构主要记录了外国驻我国使领馆的相关馆舍信息和相关房产事务审批记录。便于及时了解外国驻华机构的相关信息，及时掌握相对应的驻外使领馆互惠信息，方便处理相关事务。同时也提供了方便快捷的驻华机构信息的检索、查询。
项目库：本系统中把行政司驻外房产管理涉及到的各个业务种类均归纳为一种项目。按照项目周期划分，项目库是由还没有立项的前期需要分析的项目和正在实施中的所有项目以及历史项目组成的。按照业务类型分类又分为购置、大中型修建、小修、租用、物业项目。
项目库前期项目主要是指有明确需求但还没有实施的馆改项目（大中型修建、小修、购置）。系统中针对此部分业务设立“前期”功能，主要对于各个使领馆提出的建设或者购买需求进行可行性分析、立项审批等工作。
实施中的项目按项目类型又分为购置、大中型修建、小修、租用、物业。每个项目类型的项目在本系统中都提供了详细的业务处理功能。
购置：不仅仅汇总了目前所有购置项目的基本信息、而且对于每一个项目（房产或者地产）购置过程中的合同管理、预算管理、项目后评价、考察报告等分别进行了有效的管理。
大中型修建：大中型修建主要是对于使领馆的大中型建设项目进行全过程的管理，即覆盖了项目的立项、规划、设计、施工、验收、竣工各个阶段的管理。同时也对于每个建设项目的各个管理要素进行了管控，包括合同、人员、项目进度、预算（成本）、工程资料、项目后评价等相关功能，基本上具备了一个完善的甲方项目管理的所要求的各项管理要素。
对于系统中的小型项目、租用、物业等方面的管理这里不做详细的介绍。
历史项目记录了所有完成的馆改项目信息（大中型修建、小修、购置）可以方便查询。
规划预算：规划预算模块包括：馆舍规划、年度预算管理、拨款情况、馆改预算查询、租用预算查询。对于各个项目的预算提供综合统计分析查询。
公文管理：提供了从收文扫描――公文处理――公文归档的全面的无纸化办公功能。
综上所述，外事房地产综合项目办公平台将外事房地产相关的工作统一整合起来，全面地为外事房地产业务服务。外事房地产业务以电子办案的方式，实现了项目管理、预算管理、物业管理、馆情管理以及归档管理等功能。同时通过输入业务关键数据和各种关系，实现信息技术对业务的服务功能，提供了不同角度的查询统计，实现资源共享。大大提高了外交部行政司外事房产处和国际工程处的办案效率。 |
